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IT und Systemberatung |
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17.07.2003
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Moderne Zeiten in der Beschaffung |
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Der typische Arbeitsablauf in der Einkaufsabteilung von Unternehmen gestaltet sich auch heute in Zeiten von weltweiter Vernetzung und E-Business noch zumeist auf die „klassische“ Art: Auf Initiative des Bedarfsanforderers erstellt der Einkäufer konkrete Anfragen oder Ausschreibungen, gegebenenfalls mit entsprechend detaillierten Spezifikationen, druckt sie aus und versendet sie auf dem Postweg an die potenziellen Lieferanten. Die zweite Variante ist das telefonische Einholen der Angebote. Beiden Vorgehensweisen schließt sich der Vergleich der Ergebnisse an und schlussendlich die Entscheidung für das im konkreten Fall angemessene Produkt – alles in allem ein doch recht aufwändiger Prozess, der durch den Einsatz von E-Mail in den letzten Jahren lediglich, was den Versand betrifft, etwas zeitsparender wurde. Was also liegt näher, als die modernen Technologien auch im Bereich Beschaffung zu nutzen?
Die Alternative zu der herkömmlichen Vorgehensweise bei Ausschreibungen heißt Abwicklung über das Internet. Diese ungleich komfortablere sowie zeit- und ressourcensparende Variante hat in jüngster Zeit zunehmend an Akzeptanz gewonnen: Waren es zunächst nur einige wenige, die ihre Beschaffung auf diese Weise gehandhabt haben, so verfügt heute bereits ein Großteil aller Unternehmen über Erfahrungen mit einem internetbasierten Online-Ausschreibungssystem – als Ausschreiber wie auch als Bieter. Daher ist es nur noch eine Frage der Zeit, wann auch der Rest sich für diesen Weg erheblicher Einsparungen durch verkürzte Auswahlzeiten, schnellere Abwicklung der Einkaufsvorgänge und bessere Markttransparenz entscheidet.
Effizienter Workflow
Mit der Einführung von Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen hat sich in vielen Unternehmen bereits die auf Stammdaten basierende Bedarfsdefinierung automatisiert. Dort erfolgt die Spezifizierung entweder aufgrund eines vorab festgelegten Jahresbedarfs oder aber aufgrund akuter Einzel-anforderungen. Von dort aus gelangt die Bedarfsmeldung zur nächsten Plattform – die Einkaufsabteilung kommt zum Zug und mit ihr die Möglichkeit, auch die weitere Vorgehensweise ressourcen- und zeitsparend über das Internet abzuwickeln: Sind die angeforderten Produkte oder Dienstleistungen den entsprechenden Warengruppen zugeordnet, Einkaufs- und Vertragsbedingungen ergänzt, jene Lieferanten ausgewählt, die Angebote erstellen sollen, sowie die Angebotsabgabefrist definiert, werden die so generierten Anfragen in das Online-Ausschreibungssystem übertragen. Über den Preis hinaus ist es auch möglich, weitere Details wie etwa funktionale oder kaufmännische Attribute abzufragen, zum Beispiel Referenzen des Lieferanten, technische Merkmale des zu bepreisenden Produkts oder auch – wenn es sich um eine Dienstleistung handelt – Angaben darüber, wie oft diese schon durchgeführt wurde. Im Anschluss besteht nun die Option, den Vorgang als „offene“ oder „geschlossene“ Ausschreibungen freizugeben oder direkt eine Auktion durchzuführen.
‚Invitatio ad offerendum’
Die sogenannten offenen Ausschreibungen richten sich an die vom Einkäufer gegebenenfalls vorselektierten, aber auch an alle anderen interessierten Lieferanten, die sich zuvor im System registriert haben; hier sollte die Möglichkeit bestehen, dass auch nicht registrierte Lieferanten über einen Gastzugang die Offerten einsehen können. Bei den geschlossenen Ausschreibungen hingegen können lediglich exklusiv ausgewählte Unternehmen ihre Angebote abgeben; sie erhalten zuvor eine E-Mail mit einem Hinweis auf die neue Anfrage und können sich dann entscheiden, ob sie ein Angebot übermitteln möchten oder nicht. Die potenziellen Lieferanten bepreisen daraufhin ihre Angebote entweder direkt online oder aber laden sich die Anfrage auf ihr eigenes System – etwa wenn die Eingabe der Daten eine längere interne Recherche erfordert. Dann geben sie die Preise offline ein und schreiben diese wiederum in die Anwendung des Bestellers zurück. Der Clou: Innerhalb der Offerte kann der Lieferant auch Bemerkungstexte hinterlegen, wenn beispielsweise Alternativen vorhanden sind, oder auch Verweise auf andere Produkte in seinem Katalog.
Verbindliche Angebote
Bis zur Erreichung der Angebotsabgabefrist können Angebote – außer bei öffentlichen Auftragsvergaben – noch geändert werden; mit dem Ende der Bietfrist dürfen alle Lieferanten ihre jeweiligen Offerten zwar noch einsehen, aber nicht mehr ändern, und nur stornieren, solange sie noch keinen Zuschlag erhalten haben. Dem Bieter wird es ebenfalls ermöglicht, sein Angebot durch den Einsatz von elektronischen Signaturen rechtsverbindlich an den Ausschreiber zu übertragen. Auf Ausschreiberseite ist mit dem Abgabeschluss das Aufrufen des Preisspiegels erlaubt. Dies wird bei öffentlichen Ausschreibungen und in der Großindustrie generell so gehandhabt, während sich der Mittelstand teilweise vorbehält, bestehende Angebote auch schon vorher einzusehen.
Das Auswahlverfahren
Während des im Anschluss erfolgenden ein- oder mehrstufigen Preisvergleichs wird geprüft, ob alle Positionen bepreist sind, ob es Bemerkungstexte mit Einschränkungen oder Alternativangebote gibt oder aber auch, ob beispielsweise Skizzen angefügt sind. Ist daraufhin noch keine eindeutige Entscheidung möglich, geht das Verfahren in eine zweite, gelegentlich auch dritte Runde, mit der Option, abschließend eine Auktion durchzuführen, wenn die Wahl zwischen gleichwertigen Angeboten zu treffen ist.
Die Auktion
Die Vorgehensweise im Rahmen einer Auktion unterliegt einigen Spielregeln, die vorab definiert sein müssen. Die grundlegende Frage dabei ist insbesondere die, was der Einzelne sehen darf – in Deutschland am geläufigsten ist die Variante, dass jeder Bieter nur sein Gebot sieht und das beste; sieht er nur eines, hat er selbst die günstigste Offerte gemacht. Darüber hinaus bestehen Wahlmöglichkeiten in Bezug auf eine Preisbegrenzung, die Vorgabe von Zielpreisen sowie die Option einer Verlängerung, beispielsweise wenn in den letzten zehn Minuten noch ein Gebot eingeht.
Die Überwachung des gesamten Auktionsvorgangs obliegt dem Einkäufer, der am Bildschirm die Entwicklung der Preise beobachtet und schließlich den Zuschlag gibt. Das angenommene Angebot – ob nun bereits in der Ausschreibung oder nach einer Auktion ermittelt – geht daraufhin wieder in das ERP-System des Ausschreibers zurück und nimmt von dort aus den üblichen Auftragsweg inklusive späterer Leistungserfassung und Rechnungsstellung.
Fazit: Entscheidender Nutzen für Ausschreiber und Lieferanten Beide Seiten profitieren insbesondere durch die Zeitersparnis von der internetbasierten Ausschreibungspraxis: Angebote müssen nicht mehr von Hand beauftragt, verschickt und verglichen werden. Der Ausschreiber kann ohne zusätzlichen Aufwand wesentlich mehr Offerten einholen und diese vorab auch detaillierter spezifizieren, so dass sie prinzipiell vergleichbarer werden. Auch für den Lieferanten ergeben sich Vorteile. Er kann mehr Angebote bearbeiten, indem er alle Daten komfortabel in sein System herunterlädt und dort die geforderten Informationen eingibt. Darüber hinaus hat er die Möglichkeit, Leistungen anzubieten, die er selbst zwar nicht erbringt, jedoch auf anderen Plattformen informell ausschreibt; auf diese Weise generiert er für sein eigenes Unternehmen zusätzliches Business.
In der Praxis voll bewährt
Bereits seit 2000 befindet sich das internetbasierte Online-Ausschreibungssystem von autinform bei Unternehmen wie ThyssenKrupp Stahl, Deutsche Bahn und Ruhrgas erfolgreich im Einsatz. Weitere Implementierungen werden im Laufe diesen Jahres erfolgen. Dabei ist eine Integration in die unternehmenseigene IT-Infrastruktur nicht zwingend erforderlich. Bei der Deutschen Bahn AG, die autinform bereits seit 1990 im SAP-Umfeld unterstützt, betreibt autinform die internetbasierte Einkaufsplattform z.B. im ASP-Betrieb und realisiert hierfür alle sicherheitsrelevanten Maßnahmen, infrastruktureller, organisatorischer und technischer Art.
Für ausschreibende Unternehmen reichen die Vorteile der Online-Einkaufsplattform von beschleunigten Ausschreibungsprozessen über eine Verbesserung der Einkaufskonditionen und die Reduzierung der Prozesskosten bis hin zu einem deutlichen Imagegewinn.
Dieter Goebel, Geschäftsführer der autinform GmbH & Co. KG, Wiesbaden
Tel.: 0611 / 7876-614; dieter.goebel@autinform.de
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| Oliver Edinger, autinform AG |
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| Unsere aktuellen Veranstaltungen finden Sie unter: http://www.autinform.de/aktuell/a_vum.htm |
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Jour Fixe Wiesbaden,
15.08.2007 |
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