Laut einer Studie von Forrester Research, sind ein Drittel aller Geschäftsführer unzufrieden mit den Leistungen Ihrer EDV. Hier ein paar Erklärungen warum auch Sie dazu gehören sollten.
„...ach ja, und für die EDV bin ich auch verantwortlich“ umriss der Vorstand eines deutschen Mittelstandskonzernes sein Aufgabengebiet. So sieht der Alltag im deutschen Mittelstand aus: ein Vorstand oder Geschäftsführer kümmert sich um Personal, Finanzen & Controlling sowie um die EDV. Das Wissen über die EDV ist hierbei nur nebenbei dazugekommen. Von einem systematischen Erlernen kann keine Rede sein. Dies mag einer der Gründe sein, warum die EDV meist nur als eine Abteilung mit Technikern angesehen wird. Die Umbenennung der EDV in Informationstechnologie (IT) trägt dazu ihr übriges bei. Die EDV dient also nur dem Ersatz von Schreibmaschine, Kontenblatt und Co?
Diesen Eindruck kann man gewinnen bei Gesprächen mit den Verantwortlichen. Erst nach längerem Nachdenken kommen noch ein paar Dinge hinzu die durch die EDV verbessert wurden. Etwa die Lohnabrechnung oder die Bestandsführung. Aber viel schneller fallen die Projekte ein, die fehlgeschlagen sind. „Wir hatten vor unsere gesamte Produktionsplanung zu automatisieren – ein Desaster. Jetzt wird das wieder von Hand gemacht.“, so der Werksleiter eines Konsumgüterherstellers.
Dabei ist die EDV für eine ganze Reihe von Produktionssteigerungen, Kostensenkungen und Schaffung von Wettbewerbsvorteilen verantwortlich. Doch es könnte ein Vielfaches mehr sein. Nur weiß das niemand im Unternehmen. Schon gar nicht die Geschäftsleitung. Wer sich nicht gut mit der EDV auskennt, kann auch das durch sie zu erbringende Potential nicht heben. Das heißt natürlich nicht, dass nun alle Geschäftsführer zu Netzwerkadministratoren werden sollen. Es geht vielmehr darum einen Überblick zu bekommen. Dieser muss dann nur im Bedarfsfall an einigen Stellen vertieft werden. Denn worüber es der Geschäftsführung an Wissen mangelt, das kann sie auch nur ungenügend lenken. In der Großindustrie hat sich das Wissen darum längst durchgesetzt – wenn es auch noch nicht überall gelebt wird.
Sie finden immer noch, dass sie mit Ihrer EDV zufrieden sind? Hier ein paar Entscheidungshilfen:
- Sie verstehen wovon Ihr EDV-Leiter spricht?
- Ihr EDV-Leiter versteht Ihr Geschäft?
- Ihr EDV-Leiter richtet seine Arbeit nach Ihrer Strategie aus?
- Sie kennen den Wert den die EDV für Ihren Erfolg leistet?
- Sie kennen die genaue Höhe Ihrer EDV-Ausgaben?
- Ihre EDV-Abteilung hat den Überblick über alle EDV Projekte?
- Sie kennen die Hauptkostentreiber?
- EDV-Projekte werden innerhalb des gesetzten Zeit– und Kostenrahmens durchgeführt?
- Sie sind sich sicher, dass Ihre EDV-Abteilung einen „Elektromotor“ und nicht eine „Dampfmaschine“ betreibt und optimiert?
- Sie kennen die EDV-Zusammenhänge?
Sollten Sie auch nur eine Frage mit NEIN beantwortet haben, dann haben Sie allen Grund mit Ihrer EDV unzufrieden zu sein.
Wie das Problem zu lösen ist? Sobald die Geschäftsleitung verstanden hat, dass die EDV eine Schwachstelle in der Unternehmensführung ist, ist der entscheidende Schritt getan. Zunächst gilt es deshalb diese Erkenntnis genauer zu betrachten. Woher rührt das Problem? Sind es Berührungsängste mit den neuen Technologien? Gerade bei wenig technikbegeisterten ist dies die Hauptursache. Zu kompliziert, nur etwas für die Jungen, das brauche ich nicht mehr zu lernen, ... Hier muss die Notwendigkeit aufgezeigt werden, warum es dennoch benötigt wird. Die zweite große Fraktion bilden diejenigen die den Bezug der EDV zu den anderen Abteilung des Unternehmens nicht sehen.
In beiden Fällen gilt es diese Fehleinschätzung zu korrigieren. Den die EDV ist nicht komplizierter als andere Teilbereiche des Unternehmens auch. Die steigende Zahl von Senioren im Internet beweist zudem, dass die Technik und deren Anwendung von jeder Altersklasse zu lernen ist. Zum anderen ist die EDV der Prozessunterstützer für das Unternehmen. Mit der EDV lassen sich sowohl einzelne Funktionen optimieren als auch ganze Prozesse.
Leider werden diese Notwendigkeiten in den einschlägigen Kursen nicht vermittelt. Stattdessen wird hier in einem zweitägigen Seminar ein Rundumschlag durch die gesamte Technologie gegeben. Solche Kurse können höchstens als Abrundung genutzt werden. Vielmehr muss ein individuelles Konzept erarbeitet werden, wie die Geschäftsführung sich an das Thema heranarbeitet. Die Problematik ist hierbei nicht das technische Wissen – dies kann in den Zweitagesseminaren erlernt werden. Das wichtige ist zum einen das Erlernen der Zusammenhänge, zwischen Anwendungen und dem Tagesgeschäft des Unternehmens. Zum anderen muss die (bisherige) Arbeitsweise der EDV verstanden werden. Es muss klar sein wie heute ein Projekt und das Tagesgeschäft abläuft und ob dies so bleiben kann. Zudem müssen die entsprechenden Mechanismen für Controlling und Erfolgskontrolle der EDV erarbeitet und etabliert werden.
Als weiterer wichtige Punkt bleibt die Frage ob die richtige Person die EDV leitet. Die Erfahrung zeigt, dass der beste Techniker irgendwann zum Leiter wird. Stattdessen ist eine Führungskraft gefordert, die als Vermittler zwischen der EDV und dem ganzen Unternehmen auftritt. Eine Person die einen Geschäftsplan versteht und eine Unternehmensstrategie aktiv mitgestalten kann. Hier muss entsprechend reagiert werden. Entweder ist der EDV-Leiter entsprechend zu fördern oder muss ausgetauscht werden. Für die Förderung bietet sich oft ein Coaching an, gepaart mit individuell zusammengestellten Kursen.
Auf jeden Fall ist ein kurzer Berichtsweg zwischen Geschäftsführung und EDV zu gewährleisten. So wie die Personalleitung frühzeitig über größere personelle Änderungen informiert werden muss, ist auch die EDV-Leitung frühzeitig über größere Änderungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu informieren (Fusionen, Schließungen, neue Geschäftszweige, ...).
Soll die EDV zu einem treibenden Erfolgsfaktor Ihres Unternehmens werden, so muss sie von oben konsequent und informiert gesteuert werden.
Die EDV ist „Chefsache“.
